28.6.2022
No items found.

Cégautó szabályzat készítése

4 szempont, amit érdemes figyelembe venni

Egy cégautó szabályzat vagy más néven car policy megírására nincs általános recept. Fontos, hogy mindig az adott szervezet igényeihez igazodjon. Mire kell mindenképpen odafigyelni? Ebben segítünk az alábbi szempontok összefoglalásával.Az elmúlt évek során nagyon sok partnerünknek segítettünk elkészíteni a cégautó szabályzatát, így pontosan látjuk, hogy melyek azok a fő területek, amelyeket nem szabad figyelmen kívül hagyni. A car policy célja, hogy határozott kereteket szabjon a vállalati gépjármű használatával kapcsolatban, irányt mutasson a rendszeresen felmerülő kérdésekben, illetve egyértelműsítse az esetleges vitás, bizonytalan helyzeteket. A cégautókkal kapcsolatban alapvető elvárás, hogy a munkavállaló magántulajdoni szemlélettel tekintsen az általa használt járműre, illetve a mindennapi használat során megfelelő figyelemmel és felelősséggel gondoskodjon róla. Csak így biztosítható, hogy a jármű a használat során a munkavállaló és a munkáltató érdekeit is egyaránt szolgálja.Egy megfelelő cégautó szabályzatnak mindenképpen ki kell térnie:

  • a cégautóra jogosultak körére,
  • a cégautóként választható jármű típusaira,
  • a felelősségi körökre és
  • a cégautó mindennapi használatához kapcsolódó szabályokra.

Nézzük a fenti pontokat bővebben kifejtve!Itt töltheti le a Business Lease jogi szakértői által kidolgozott vállalati cégautó szabályzati útmutatót!

Ki kap cégautót?

1. A car policy pontosan tisztázza a cégautóra jogosultak körét!

Sok esetben jelent problémát, hogy cégautó igénybevételekor a cég vezetői és munkavállalói nincsenek tisztában néhány alapfogalommal, vagy adott esetben nem ugyanazt értik alatta. A car policy erre is lehetőséget biztosít, hiszen ebben egyértelműen meg lehet fogalmazni, hogy a vállalat kit tekint például munkáltatónak, munkavállalónak, gépjárművezetőnek vagy gépjárműhasználónak. Ugyancsak érdemes tisztázni a félreértések elkerülése végett, hogy mi a vállalat álláspontja az üzemanyagkártya, a fizetős parkolás, az úthasználati díj, az esetleges bírságok és az assistance szolgáltatás kapcsán. Ne feledkezzünk meg a szervizhez, a javításhoz és a káreseményekhez kapcsolatos fogalmak tisztázásáról sem.A cég vezetésének ezeket a fogalmakat még azelőtt érdemes tisztázni, mielőtt a vállalati autók megérkeznek azért, hogy egyértelmű információkat adhasson a vállalati jármű használójának. Így a cégautószabályzatot ezeknek a fogalmaknak a meghatározásával javasolt kezdeni.

Amikor egy vállalat úgy dönt, hogy céges autót ad a munkatársainak, első lépésként pontosan meg kell határoznia, hogy a vállalaton belül kik, milyen beosztásban dolgozók és milyen céllal kapják majd a cégautót.

El kell dönteni, hogy az adott jármű státusz autó lesz-e vagy esetleg munkaeszköz. Ma már egyre népszerűbbek azok a juttatási csomagok, amelyek vállalati autót is tartalmaznak. Ezek a járművek egy adott pozícióhoz kapcsolódnak, amelynek a betöltésekor a munkavállaló jogosult lesz a vállalati autó használatára. A státuszautó azonban rögtön felvet egy újabb eldöntendő kérdést, ugyanis a cégvezetésnek döntenie kell arról, hogy milyen mértékben engedélyezi a magánhasználatot. Nem könnyű kérdés, hiszen ha a cég csak részben, esetleg egyáltalán nem támogatja a magánhasználatot, úgy a cégautó jelentősége a munkavállaló számára kisebb lehet, és adott esetben a motivációját is negatívan befolyásolhatja. Éppen ezért a cégautó szabályzatban rögzíteni kell, hogy adott munkavállaló, adott pozícióban milyen mértékben jogosult a vállalati autót magán célra használni.A magáncélú használat esetében a cégautó szabályzatnak azt is meg kell határoznia, hogy a cégautó költségeinek elszámolása szempontjából fontos nyomonkövető rendszerek milyen szempontok szerint kerülnek használatra.Abban az esetben, amikor a cégautó munkaeszköz, vagyis a napi munkavégzéshez elengedhetetlen a használata, a munkavállalót a gépjármű használatba vétele előtt, megfelelő módon tájékoztatni kell a nyomonkövető rendszerek meglétéről és alkalmazásáról.Miután meghatároztuk, hogy a cégen belül milyen pozícióhoz jár vállalati jármű, illetve annak milyen mértékben engedélyezzük a magánhasználatát, térjünk ki arra is, hogy milyen esetekben kerül ki valaki a jogosultak köréből. Nem csak azokra az esetekre kell ugyanis gondolnunk, amikor egy új munkavállaló lép be a céghez, hanem azokra is, amikor munkaköri változás, illetve munkakörből való időleges kiesés, esetleg felmondás következik be. A car policy pontos iránymutatással rendelkezzen arról, hogy mi történik a cégautóval akkor, ha például valaki más pozícióba kerül a cégen belül, szülési szabadságra, esetleg hosszabb táppénzre megy, külföldi munkavégzést vállal, illetve kilép a cégtől. A későbbi vitás helyzetek elkerülése érdekében ezekről a cégautó szabályzatnak pontos és egyértelmű információkkal kell rendelkeznie.Ezen felül ne feledkezzünk meg annak meghatározásáról sem, hogy az újonnan belépő, cégautóra jogosult munkavállalók, a belépés pillanatától használhatják-e a vállalati járművet, vagy csupán a próbaidő lejárta után kapják meg. Ha úgy döntünk, hogy már a próbaidő alatt rendelkezésre bocsájtjuk, akkor ennek használati feltételeit is pontosan rögzítsük.

Cégautó konfiguráció

2. A cégautó szabályzat tegye egyértelművé a választható modelleket és felszereltségeket!

Mielőtt a cégvezetés eldönti, hogy ki milyen modellekből és felszereltségekből választhat, fontos, hogy meghatározza, hogy számára milyen az ideális vállalati gépjármű. Ehhez pontosan kell tudni, hogy a cégautóra jogosult személy milyen tevékenységi kör kapcsán és milyen munkakörülmények között fogja használni a járművet.A modellek kiválasztásakor fontos szempont lehet a cég márkájának megfelelő képviselete, a státusz autók esetében a dolgozói ranglétrában való hely reprezentálása, a kényelem, a funkcionalitás és a cég anyagi lehetőségei. Első lépésként határozzuk meg a használni kívánt járművek kategóriáját, azaz döntsük el, hogy a jogosultak köre milyen jármű használatára lesz jogosult:

  • a kisautók elsősorban akkor ideális, ha nincs szükség sok csomag szállítására, többnyire városi környezetben kerül majd használatra és nem státusz autóként jár a munkavállalónak
  • a középkategóriás autók a nem vezetői beosztásban dolgozók számára ideálisak, választásukkor elsődleges szempont lehet a jó pakolhatóság, a funkcionalitás és a megfelelő komfortérzet
  • a nagyautókat választja legtöbb cég a vezetői számára, ugyanis a legnagyobb komfortérzet mellett a vezetői státuszt is szimbolizálja
  • az egyterűek olyan munkavállalók számára ideálisak, akik nagycsaládosok, illetve időnként nagyobb méretű csomagok szállítására is szükségük lehet
  • a haszonjárművek leginkább áruszállításban tevékenykedők számára ideálisak
  • a pick-up kategóriába tartozó gépjárműveket pedig akkor érdemes választani, ha a munkavégzés terepe megköveteli az ennek megfelelő autótípust

A cégautó szabályzatban tehát érdemes pontosan rögzíteni, hogy adott vállalati pozícióhoz milyen kategóriájú és felszereltségű autó választható, így biztosítható többek között az is, hogy az vállalati hierarchiában egy szinten álló munkatársak egy kategóriában tartozó gépjárművet kapnak.

Felelősségi kör

3. A cégautó szabályzat pontosan határozza meg a felelősségi köröket!

Egy részletesen kidolgozott car policy pontosan rögzíti, hogy a cégautó használójának milyen kötelezettségei és felelősségi köre van.Szerepeljen benne mindenképpen, hogy a vállalati járművet használó munkavállaló köteles az autót érvényes forgalmi engedéllyel, vezetői engedéllyel, illetve más egyéb okmányokkal együtt, a KRESZ szabályait pontosan betartva használni.A kötelezettségek és a felelősségi köröknél érdemes tisztázni még a gépjármű átvételének folyamatát, azaz a cégautót használó munkatárs a jármű átvételekor győződjön meg:

  • a jármű állapotáról (esetleges hibák feljegyzéséről),
  • az átadásra kerülő tartozékok és kiegészítők számáról, állapotáról,
  • a gépjárműhöz tartozó üzemanyagkártya meglétéről, használatáról és
  • minden egyéb, a cégautóhoz kapcsolódó használati eszközről és tartozékról.

A cégautó szabályzatunkban pontosan rögzíthetjük a gépjárművek átvételének menetét, beleértve a teljesen új autók átvételét, illetve a már használatban lévő cégautó másik munkavállaló számára való átadását és átvételét is. Fontos, hogy teremtsük meg annak a lehetőségét, hogy a munkavállalónak legyen megfelelő ideje és szakmai háttere ahhoz, hogy az általa használt autót megismerje, annak működéséről pontos információkkal rendelkezzen, és szükség esetén feltehesse a kérdéseit.A vállalati gépjárművek mindennapi használatával kapcsolatban gyakran felmerül a kérdés, hogy kit terhel a felelősség egy közlekedési szabálysértés vagy baleset kapcsán. A car policy mindenképpen térjen ki arra, hogy kit terhel a szabálytalan közlekedés, parkolás, magatartás esetén felmerülő büntetési tételek megfizetése. Ha a cégautó szabályzat másképp nem rendelkezik, akkor a legtöbb esetben ezek a tételek a gépjármű használóját terhelik. Sőt, vannak olyan cégek, akik külön rögzítik a cégautó szabályzatukban, hogy a munkavállalónak hány napon belül kötelessége befizetni a bírságot, és a befizetés tényét milyen módon köteles igazolni a munkaadó felé.Minél pontosabban és részletesebben készítjük el a cégautó szabályzatot, annál nagyobb az esélye, hogy minden felmerülő problémára választ találunk benne, és elkerülhetjük a félreérthető, vitás helyzeteket.Amennyiben a vállalat több autóból álló flottával rendelkezik, akkor a flottakezelő kolléga, vagy más néven flottamenedzser felelősségi körét is pontosan meg kell határozni a cégautó szabályzatban. Fontos tisztázni, hogy a cég vezetősége mit vár el a flottamenedzsertől, hogyan és milyen formában kéri, hogy támogassa a cégautót használó kollégákat. Emellett pedig azt sem szabad elhanyagolni, hogy a szabályzat rögzítse a flottamenedzser azon feladatait, felelősségkörét és kötelezettségeit, amelyek a flotta kezelésével, a lízingcéggel való kapcsolattartással és az adminisztrációs feladatokkal kapcsolatosak.

Részletes cégautó szabályzat

4. A car policy tartalmazza a cégautó használatával kapcsolatos elvárásokat!

Vállalati autók esetében a cégvezetők elvárhatják a gépjárművet használó munkatárstól, hogy kellő odafigyeléssel és gondossággal kezelje a rá bízott járművet. A cégautó szabályzatban is célszerű rögzíteni ezeket az elvárásokat azért, hogy a későbbi félreértések elkerülhetők legyenek.Gépjármű tisztításaJavasolt, hogy a car policy tartalmazza, hogy a gépjármű tisztántartása kinek a feladata. Ez mind a státusz autó, mind pedig a munkaeszközként használt gépjárművek esetén fontos szempont lehet. Előírhatjuk, hogy a gépjárművet használó munkavállaló felelőssége a rendszeres külső és belső tisztítás, amely a reprezentatív megjelenés alapfeltétele, valamint fontos szerepe van a gépjármű állagának megóvásában. Rögzítsük azt is, hogy a munkáltató milyen keretösszeggel járul hozzá a vállalati gépjármű tisztántartásához, illetve azt, hogy a munkavállaló hol tudja ezeket a tisztítási munkálatokat elvégeztetni.Mindennapi közlekedéssel kapcsolatos elvárásokAz alapvető elvárások közé tartozik például, hogy a gépjármű használatakor a gépjárművezető figyelembe veszi a mindenkori KRESZ szabályozást, és tájékozódik az esetleges közlekedési jogszabályi változásokról. Fontos, hogy a magatartásával is példát mutasson a forgalom többi résztvevője számára, azaz kerülje a szélsőséges, vitás és veszélyes forgalmi helyzeteket.A vállalati autót használó munkatárstól elvárható, hogy mindig az adott út- és időjárási viszonyoknak megfelelően közlekedjen, elindulás előtt a tőle elvárható módon meggyőződjön a gépjármű megfelelő műszaki állapotáról, különös figyelmet fordítva a kormány- és fékberendezésre, a világítóberendezésre, illetve a gépjármű abroncsaira. A gumiabroncsok állapotának és légnyomásának ellenőrzése szintén a mindennapi használat során elvárt feladatok közé tartozhat, éppúgy, ahogy a gépjármű üzemi folyadékszintjeinek nyomon követése, különös tekintettel a motorolaj mennyiségére.Fontos kérdés a szezonális gumicsere, illetve a közlekedés közbeni defekt kérdésköre. A cégautó szabályzatba rögzítsük, hogy ha a munkáltató biztosítja a gépjárműre a szezonnak megfelelő minőségű és méretű abroncsokat, illetve azt, hogy a szezonális gumiabroncsok cseréjének menetrendje és időpontja hogyan zajlik majd, és ezzel kapcsolatban milyen kötelezettségei vannak a munkavállalónak. Ne feledkezzünk meg annak pontos leírásáról sem, hogy mi történik abban az esetben, ha helytelen használatból eredő károk keletkeznek a gépjármű gumiabroncsain (pl. padkázás, útviszonyok és útburkolat állapotának figyelmen kívül hagyása is ide tartozhat).Ugyancsak érdemes rögzíteni annak menetét is a cégautó szabályzatban, hogy mi történik egy esetleges káresemény bekövetkeztekor. Térjünk ki pontosan arra, hogy mi a munkavállaló felelőssége, kinek és milyen formában kell jeleznie a káreseményt, illetve milyen lehetőségei és kötelezettségei vannak abban az esetben, ha a gépjárművel nem tud biztonságosan tovább haladni. Rögzítsük, hogy kit és milyen adminisztrációs felületen kell értesítenie, illetve a gépjármű szállításával és javításával kapcsolatban van-e bármilyen feladata.A vitás kérdések elkerülése érdekében a legtöbb cég a car policy-ben rögzíti azt is, hogy mi történik akkor, ha a gépjárműhasználó elveszíti a gépjárműhöz tartozó dokumentumokat, illetve bárminemű azonosító eszközt. Ide tartozik például a rendszámtábla, a regisztrációs matrica, a forgalmi engedély, a zöldkártya vagy a kék-sárga baleseti bejelentő. Arra is térjünk ki, hogy mi a következménye annak, ha a gépjárműhasználó elveszíti az indításhoz szükséges eszközt (kulcs, kártya vagy egyéb azonosító).A gépjárművet használónak tisztában kell lennie azzal is, hogy ha a car policy úgy rendelkezik, akkor a gépjárműben vagy a gépjárművel okozott helytelen használatból és/vagy magatartásból eredő károkért a munkavállaló felel, tekintet nélkül a gépjárművezető személyére.

A Business Lease Hungary Kft valamennyi ügyfele számára személyre szabott cégautó szabályzatot is készít. Ennek célja, hogy határozott kereteket szabjon a vállalati gépjárművekkel kapcsolatos eljárásoknak, irányt mutasson az esetlegesen felmerülő kérdésekben és elkerülje a vitás, bizonytalan helyzeteket. A teljes mintaszabályzatot letöltheti itt, kérdései vagy további testre szabási igényei esetén pedig munkatársaink készséggel állnak rendelkezésére!Letölthető cégautó szabályzat - útmutató:
download

A vállalati autó karbantartásával kapcsolatos elvárásokCélszerű rögzíteni a cégautó szabályzatban, hogy a gépjármű használatbavételi időszaka alatt a rendszeres karbantartásért és javíttatásért a munkavállaló felel. Pontosan határozzuk meg, hogy a gépjármű karbantartási ciklusáról és a soron következő szervizlátogatás időpontjáról a gépjárművet használó munkatársat ki tájékoztatja. Térjünk ki arra is, hogy mi a gépjárműhasználó feladata abban az esetben, ha a vállalati gépjármű műszerpaneljeinek jelzőfénye problémát, esetleg szervizigényt jelez.Egy részletes car policy kitér arra is, hogy mi a teendő abban az esetben, ha a vállalati gépjármű műszakilag meghibásodik, illetve ha a meghibásodás olyan mértékű, hogy korlátozza vagy ellehetetleníti a biztonságos továbbhaladást.Rögzítsük, hogy milyen lehetősége van a cégautót használó munkatársnak arra, hogy segítséget kérjen. Térjünk ki például az olyan helyzetekre, amelyek tisztázzák, hogy:

  • ha van a cégnek assistance partnere, akkor azt hívja-e vagy esetleg a lízing cég intézi a segítségnyújtást,
  • ha szükség van csereautóra, akkor azt kinél és mikor kell igényelnie a cégautót használó munkatársnak,
  • ha még el tud menni a szervizbe a cégautóval, akkor ott milyen kötelezettségei és felelősségi köre van a cégautót használó munkatársnak,
  • ki fogja tartani a kapcsolatot a szervizzel, illetve ki gondoskodik a csereautó visszaszállításáról,
  • ha a javítás elhúzódik, akkor a gépjárműhasználó mit tehet azért, hogy munkáját zavartalanul elvégezze, illetve a munkáltató milyen egyéb lehetőséggel támogatja őt ebben.

Érdemes rögzíteni a cégautó szabályzatban azt is, hogy amennyiben a helytelen használat kárt okoz a vállalati vagy más gépjárműben, azért a munkavállaló anyagi felelősséggel tartozik, amelyet a munkáltató nem térít meg.A cégautó szabályzatban rögzíthetjük, hogy minden további esetre, amelyről a cégautó szabályzat nem rendelkezik, a gyártó kezelési útmutatója az irányadó.

Milyen fő szempontokat kell tehát figyelembe vennünk egy cégautó szabályzat elkészítésekor?

Cikkünkben 4 fő területet emeltünk ki, amelyet figyelembe kell venni egy cégautó szabályzat elkészítésekor. Ezek a következők voltak:

  • cégautóra jogosultak körének meghatározása
  • választható modellek és felszereltség pontosítása
  • felelősségi körök tisztázása
  • mindennapos használattal kapcsolatos tudnivalók összefoglalása.

Egy részletes és kellő alapossággal elkészített cégautó szabályzat rengeteg kellemetlenségtől kímélheti meg önt cégtulajdonosoként. Nem kell tartania a bizonytalan helyzetektől, vitás kérdésektől, mert minden pontosan és érthető módon szabályozásra kerül.Ahhoz azonban, hogy vezetőként minden eshetőségre gondoljon, nagy tapasztalattal kell rendelkeznie a cégautók világában. Ha nem szeretné egyedül vállalni ezt a terhet, akkor mi a Business Lease Kft-nél segítünk. Elkészítjük az ön cégének igényeire szabott cégautó szabályzatot, hogy a cégautók minden körülmények között valóban az ön és munkatársai érdekeit szolgálják.

Felvesszük önnel a kapcsolatot

Adja meg elérhetőségét, visszahívjuk
Köszönjük megkeresését. Kollégáink hamarosan felveszik Önnel a kapcsolatot.
Oops! Something went wrong while submitting the form.