Népszerű béren kívüli juttatás ma Magyarországon a céges autó. Az autóhasználat üzleti célból alapvető fontosságú , például üzleti megbeszélésekhez, ügyfelek látogatásához vagy szállítási feladatokhoz, elengedhetetlen lehet a vállalkozások számára. Sokakban felmerül azonban a kérdés, hogy a céges autót költségét milyen formában lehetne mérsékelni? A magánhasználat az a témakör, amelyet érdemes átgondolnia a munkáltatónak, hiszen a cégautókat legtöbbször nem csak üzleti célra használhatjuk, hanem munkába járásra és magánhasználatra is.
Mit mond ezzel kapcsolatban a jogalkotó? A munka törvénykönyve értelmében a munkavállalónak kötelessége a munkáltató által elvárt helyen és időben megjelenni, mégpedig munkára képes állapotban. Tehát, ha értelmezzük ezt a mondatot, akkor láthatjuk, hogy a munkavállaló dolga, hogy a munkahelyén megjelenjen, azaz a lakóhelye és a munkahelye, adott esetben székhelye, illetve telephelye közötti távolságot megtegye.
A gyakorlatban ez úgy néz ki, hogy a munkavállaló vagy közösségi közlekedéssel érkezik a munkahelyére, vagy pedig saját, esetleg céges autóval.
Amennyiben a munkáltató céges autót biztosít a munkavállalónak, egyértelmű, hogy a munkavállaló legtöbbször céges autóval érkezik a munkahelyére. A Business Lease több ezer céges autó kezelését végzi. Felmérésünk alapján a megkérdezett munkáltatók többsége, számszerint 87%-a magáncélú használatot is engedélyez a munkavállalóknak. A fennmaradó 13%-ban a jármű gyakran olyan munkaautó, mely típusából, méretéből adódóan nem használható magán célra. Ilyenek pédául a futárszolgálatok kisteher autói vagy az elektromos szolgáltatók speciális szerviz autói.
A magáncélra is használható cégautó igen értékes juttatás a munkavállalók szemében. Egy ilyen juttatás azon felül, hogy növeli a munkavállalói élményt, még jelentős megtakarítást is eredményezhet a munkavállalónak. A munkáltató szempontjából pedig ez a pozitív munkavállalói élmény hozzájárulhat a munkaerő megtartásához, a motiváció erősítéséhez és a teljesítmény javulásához.
A fluktuáció csökkentés, motiváció mellett szem előtt kell tartani a cégautóval keletkező költségek átláthatóságát és kontrol alatt tartását is. Egy cégautó beruházás kapcsán a beruházó minden esetben pontosan szeretné tudni, hogy a cégautó költsége pontosan hogyan jelentkezik a költségvetésben, illetve adózás szempontjából milyen szabályok vonatkoznak rájuk.
Mi a legfontosabb tény a cégek számára ebben a helyzetben? Az, hogy kedvezményt, adójóváírást kizárólag üzleti célú cégautó használat után lehet igénybe venni. Nézzük először tehát azt, hogy mit jelent pontosan az üzleti célú használat?
Az Szja törvény azt mondja, hogy hivatali, üzleti utazásnak minősül:
Fontos azonban, hogy nem minősül üzleti útnak az olyan utazás, amelyről akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csak látszólag volt üzleti, hivatali célú.
Az említett törvény rendelkezik még az országgyűlési képviselő, a nemzetiségi szószóló, a polgármester és az önkormányzati képviselő olyan utazásairól, amelyeket a tisztségével összefüggésben tesz. Ezek szintén üzleti utazásnak minősülnek. Éppúgy, ahogy a magánszemély törvényben megállapított különleges jogosítványt gyakorló, belföldi székhelyű jogi személynél, egyéb szervezetnél betöltött tisztségéhez, vagy az említett jogi személy tagsága mellett működő külföldi vagy belföldi székhelyű jogi személynél, egyéb szervezetnél betöltött tisztségéhez kapcsolódó utazása, akkor is, ha a magánszemély nem áll munkaviszonyban az említett jogi személlyel, egyéb szervezettel.
Minden évben a nemzetgazdasági miniszter teszi közzé annak az összegnek a maximális mértékét, amelyet a munkáltató a munkavállalónak fizethet akkor, ha a lakhelye távol esik a munkahelyétől. A törvény értelmében a munkába járás fogalma azt jelenti, hogy a munkavállaló naponta utazik a lakóhelyéről a lakhely szerinti település közigazgatási határán kívül eső munkahelyére. Amennyiben a településen belül sem helyi, sem helyközi közösségi közlekedéssel nem tudja megoldani az utazást, akkor saját gépkocsit is használhat a munkába járásra.
2023. januárban megemelték az adómentesen adható munkábajárás költségtérítési összeget 15 Ft/km-rőlmaximálisan 30 Ft/km-re.
Ennek minimum a 30 %-át kötelező megtéríteni a munkáltatónakutazási költségtérítés jogcímen a munkavállaló felé. Ez összesen 9 Ft/km.Természetesen a munkáltató akár a 100%-ot is nyújthat adómentesen. Azonban 30Ft/km feletti rész a munkavállaló számára adóköteles lesz. Ezt munkabérként adózzale.
Ezért nem is nagyon találunk olyan munkáltatót, aki 30 Ft/km-nél többet fizet a magánszemélynek. Annak ellenére hogy 2024-re jócskán meghaladtaa 30 Ft/km-t az autó átlagos fenntartási költsége.
Ugyancsak a törvény szabályozza, hogy ha a tartózkodási hely nem egyezik meg a hivatalos lakhellyel, akkor a munkáltató a hazautazás költségeit hetente egyszer, azaz havonta négyszer köteles megfizetni a munkavállaló számára.
Ha a munkavállaló lakhelye és munkahelye között nincsen semmilyen közösségi közlekedési lehetőség, illetve csak rendkívül hosszú várakozási idő mellett vehető igénybe, akkor a munkavállaló saját gépkocsijával is bejárhat a munkahelyére. Ebben az esetben a munkaadó kilométerenként 9 forint költségtérítést fizethet a munkavállalónak, amelyet a munkavállalónak adminisztrálnia kell. Ha ezt a lehetőséget választja a munkavállaló, akkor nyilatkoznia kell a pontos lakóhelyéről, vagy adott esetben tartózkodási helyéről, illetve arról is, hogy melyik címről jár be dolgozni. A kilenc forint mellett a munkáltható dönthet arról hogy további további 6 Ft/km költségtérítést is fizet. Ebben az esetben a személyi jövedelemadóról szóló törvény értelmében a költségtérítést nem kell jövedelemként figyelembe venni.
Egy másik lehetőség, amikor a cég béren kívüli juttatásként céges autót ad a munkavállalónak, aki hivatalos üzleti utakon kívül ezzel az autóval oldja meg a napi munkába járást is. Jogos kérdés, hogy ilyen esetben a munkába járás után érvényesíthető-e bármilyen adókedvezmény, vagy a céges autóval való munkába járás teljes mértékben magánhasználatnak minősül-e. Ezt a kérdés a cikkben még alaposan körüljárjuk, kitérve annak pontos részleteire is, hogy cégtulajdonosként hogyan és milyen formában érdemes rögzítenünk a cégautók magán célú használatát.
Az előbb említett törvény értelmezése során felmerülhet az a kérdés, hogy ha a munkába járás célja nem más, mint a magánszemély jövedelmének megszerzése, illetve a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása miatt szükséges utazás, akkor a munkába járás üzleti útnak vagy magáncélú felhasználásnak minősül-e.
Az Szja törvény azonban egyértelműen pontosítja, azaz kiemeli, hogy a munkavállaló lakóhelye és a munkahelye, adott esetben a munkáltató cég- vagy telephelye közötti út kivételt képez, azaz nem számít üzleti, hivatali útnak. Vagyis, a munkába járás a törvény értelmében magáncélú felhasználásnak minősül.
A törvény tehát pontosan meghatározza, hogy egy utazás akkor minősül üzleti útnak, ha az alábbi céloknak megfelel:
A törvény tehát szigorú ebben a tekintetben, sőt, azt is kiemeli, hogy ha az adott utazásról egyértelműen vagy akár közvetve derül ki, hogy csupán látszólag volt üzleti célú, akkor sem lehet semmilyen adókedvezményt érvényesíteni.
Az élet azonban néha produkál olyan helyzeteket, amikor mérlegelni kell. Gondoljunk csak bele egy olyan szituációba, amikor a munkavállaló nem a munkavégzés helyén kezdi a napot, hanem reggel egy üzleti partnerrel kell találkoznia a partner munkahelyén.
Abban az esetben, ha az üzleti partner munkahelye közelebb esik a munkavállaló lakhelyéhez, nem sok értelme lenne annak, hogy a munkavállaló először elautózik a munkahelyére, majd onnan a partnerhez. Ezzel felesleges költségek jelentkeznének. Ehelyett inkább az észszerű gazdálkodás elve alapján azt választja, hogy a lakóhelyéről egyből az üzleti partnerhez megy, így azonban ez az út már nem magáncélú használat, hanem üzleti célú utazás lesz.
Tény, hogy a munkavállalók számára biztosított cégautónak számos előnye van mind a munkaadóra, mind pedig a munkavállalóra nézve.
Mielőtt azonban cégtulajdonosként cégautó vásárlásra, illetve lízingre szánjuk el magunkat, gondoljuk végig, hogy pontosan kik, hogyan és milyen formában fogják használni a cégautót. Ebben segít egy jól átgondolt cégautó szabályzat.
A cégautó üzleti vagy magánhasználatához szabályzat első fontos pontja az, hogy határozzuk meg, hogy a céges autóra kik lesznek jogosultak. Nagyobb cégek esetében érdemes az egyes munkavállalói szinteket alapul venni és ennek megfelelően meghatározni, hogy ki és milyen típusú cégautóra lesz jogosult. Erre akkor is figyeljünk, ha az autó egy felsővezetői pozícióhoz járó, úgynevezett státuszautó, illetve akkor is, ha a munkavállaló napi feladatainak ellátásához szükséges munkaeszköz (pl. egy árut szállító kisteherautó).
Rögtön a cégautó szabályzat elején érdemes végig gondolni azt is, hogy milyen mértékben engedjük meg a magánhasználatot cégautók esetében. Nem könnyű kérdés, hiszen a cég által nem, vagy csak részben támogatott magánhasználat csökkentheti a cégautó jelentőségét a munkavállaló számára.
Nem csak azokra az esetekre kell gondolnunk, amikor egy új munkavállaló lép be a céghez, hanem azokra is, amikor például munkaköri változás, munkából való időleges kiesés (pl. szülési szabadság, külföldi munkavégzés) vagy felmondás következik be.
A cégautó szabályzatnak ezekre az esetekre is pontos és egyértelmű információkat kell tartalmaznia a későbbi vitás helyzetek elkerülése érdekében.
Ne feledkezzünk el annak rögzítéséről sem, hogy amennyiben a cégnél próbaidőt alkalmazunk, akkor az új munkatársak a próbaidő alatt igénybe vehetik-e a cégautót vagy sem. Illetve arra is térjünk ki, hogy ha igénybe vehetik, akkor milyen feltételekkel biztosítjuk a számukra.
Cégautó használat során rendkívül fontos, hogy cégtulajdonosként pontosan határozzuk meg, hogy milyen kötelezettségei vannak a cégautót használó munkatársaknak, illetve ne feledkezzünk meg a felelősségi körökről sem.
Cégtulajdonosként elvárhatjuk a munkavállalótól, hogy a cégautót gondos tulajdonosként kezelje. Mindez magába foglalja, hogy a munkatársaknak a cégautót érvényes okmányokkal (pl. vezetői engedéllyel), a KRESZ szabályait betartva kell használni. Az esetleges szabálysértési eljárások során kiszabott bírságok rendezési módját is szabályozhatjuk a cégautó szabályzatban, azaz pontosan leírhatjuk, hogy ki és milyen arányban fizeti meg a büntetést. Amennyiben a cégautóra CASCO biztosítást is kötünk, akkor ne feledkezzünk meg annak rögzítéséről sem, hogy a munkavállaló milyen mértékben kell, hogy vállalja kár esetén az önrészt (ezt külön is rögzíthetjük magán-, illetve üzleti célú használat esetére).
Egy megfelelően elkészített cégautó szabályzat rögzíti, hogy a leendő használónak még a használat előtt kötelessége megismerni az autót, beleértve a pontos működést, illetve az autóhoz esetlegesen használt alkalmazásokat, programokat és egyéb felszereléseket is. Mind munkavállalóként, mind cégtulajdonosként érdemes időt szánni a cégautó átvételekor egy alapos szemlére, hogy az esetleges hibákat, sérüléseket még a használatba vétel előtt jelezni tudják.
Minél részletesebben tartalmazza a használó felelősségi körét egy cégautó szabályzat, annál jobban le lehet fedni az összes előforduló esetet, és így a legtöbb vitás vagy félreérthető helyzet elkerülhetővé válik. Fontos kitérni a parkolási díjak fizetésének kérdésére, az üzemanyagra, káresemény körüli kárrendezés költségeire, adókra és egyéb terhekre illetve a büntetésekre is.
Részben az előző ponthoz kapcsolódóan fontos, hogy a cégautó szabályzatunk pontosan határozza meg, hogy ki és mikor használhatja a cégautót magán célra is. Előfordulhat, hogy cégtulajdonosként eleinte nem tulajdonítunk nagy jelentőséget ennek a kérdésnek, mégis érdemes vele alaposan foglalkozni, mert így a későbbiekben számos kellemetlen, vitás helyzetet elkerülhetünk.
Mindenekelőtt rögzítsük, hogy melyik pozícióhoz milyen cégautót adunk a munkatársainknak, és számukra milyen arányban és milyen feltételekkel engedélyezzük a magán célú használatot. A gyakorlat azt mutatja, hogy azokban az esetekben, amikor a cégautó státuszautóként, vagyis a juttatási csomag részeként jár az egyes pozíciókhoz, nem korlátozzák jelentős mértékben a magán és a céges használatot. Az olyan esetekben azonban, amikor a cégautó inkább munkaeszköz, már szigorúbbak lehetnek a korlátozások.
A cégtulajdonosok sok esetben azért is ragaszkodnak a magán és a céges használat elkülönítéséhez, mert csupán a céges használat után válik elérhetővé az ÁFA visszaigénylése, ami jelentős költségcsökkentési lehetőség. A magánhasználat nem adóköteles tevékenység, ezért az magánhasználatnál keletkezett ÁFA természetesen nem levonható.
Az ÁFA visszaigényléshez pontosan dokumentálni kell a céges használatot, ami megtehető papír alapon, illetve elektronikus útnyilvántartási rendszer használatával is. A legtöbb cég valamilyen GPS alapú rendszert használ, amellyel jelentős adminisztrációs terhet vesz le a munkavállalók válláról. Hiszen valós időben nyomon követhetővé válik a cégautó mozgása, és nincs szükség papír alapú rögzítésre. A nyomkövető rendszerekről a munkavállalót is tájékoztatni kell a cégautó átadásakor.
Végezetül szedjük össze a legfontosabb tudnivalókat, amelyekre cégtulajdonosként figyelnünk kell:
A valóságban lehetnek olyan élethelyzetek, amikor cégtulajdonosként mérlegelni kell. Ilyenkor az észszerű gazdálkodás követelményeit tartsuk szem előtt. Például ha a munkavállaló munkanapja egy üzleti tárgyalással kezdődik, akkor ahelyett, hogy jelentős kitérővel, először érintené a munkahelyét, üzleti célú használatnak minősül ha egyből a partner telephelyére vezet az útja.
