A cégvezetők számára a legfontosabb célok közé tartozik a költségek optimalizálása. Az üzemanyagkártyák költséghatékony eszközök olyan vállalatoknál, ahol a munkavégzéshez jelentős mennyiségű üzemanyag kerül felhasználásra.Gondoljunk csak a szállítmányozási vállalatokra vagy akár a lízingelt gépjárműveket használó cégekre. Nézzük, hogy mikor érdemes egy cégnek üzemanyagkártya használata mellett dönteni, milyen előnyei vannak, illetve mire kell odafigyelni a használat során!
Az üzemanyagkártya, vagy másnéven benzinkártya, rendkívül hasznos eszköz a cégtulajdonosok és a járműveket használó munkatársak kezében is. A hitelkártyához hasonlóan működnek és ezáltal a felhasználók bizonyos típusú kiadásokat készpénzmentesen tudnak rendezni.Használatuknak több előnye is van, amelyeket a későbbiekben részletesen ismertetünk. Előtte azonban szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy cégtulajdonosként két fő típus közül választhat:
Nem keverendők össze a benzinkutak hűségkártyáival, amelyek inkább pontgyűjtő kártyák.
A cégvezetőnek jelentős adminisztrációs teherrel kell számolnia ha a munkatársaknak céges járművet biztosít. Különösen abban a helyzetben, ha a cégautót magánhasználatra is engedélyezi.Gondoljunk csak bele, hogy mennyi időt vesz igénybe:
Gyakori probléma az is, hogy a céges járművet használók nem, vagy csak késve nyújtják be a számlákat. Ezek utólagos begyűjtése, illetve az elmaradásokból adódó kellemetlenségek szintén nagy terhet rónak a cég munkatársaira. Az üzemanyagkártya használata nagy mértékben tudja csökkenteni az adminisztrációs terhet. Használatával rengeteg időt takaríthat meg. Minden díj egy számlán jelenik meg, amely megkönnyíti a nyomonkövetést, az elemzést és a nyilvántartást.
Az üzemanyagkártya, valamint a hozzá tartozó tételes elszámolás biztosítja, hogy minden céges járműről valós és naprakész információval rendelkezzünk.Pontosan láthatja, hogy egy adott időszakban milyen költségek merülnek fel egy adott jármű üzemeltetése során. Továbbá azt is tisztán látja, hogy adott időszakban adott tevékenységhez mennyi üzemanyagköltséggel kell számolni.Ezek az adatok segítenek a cég költségvetésének megtervezésében. Hiszen előre látható, hogy egy adott időszakra mekkora összeget kell elkülöníteni a járművek biztonságos üzemeltetéséhez és a mobilitás fenntartásához.További költséghatékonysági érv az üzemanyagkártya mellett, hogy a legtöbb töltőállomás-hálózat kedvezményesebb áron kínálja az üzemanyagot céges partnerei számára.Sőt, sok esetben nem csupán az üzemanyagra, hanem az üzemeltetéshez kapcsolódó szolgáltatásokra is elérhetők a kedvezmények. Vannak ugyanis olyan üzemanyagkártyák, amelyekkel a szervizelés, a mosás, az őrzött parkoló díja vagy akár a komphasználat is fizethető. Ezen felül egyes kártyák mind bel- és külföldön használhatók úthasználati díj megfizetésére. A vásárlás előtt érdemes tájékozódni, hogy az egyes üzemanyagkártyák milyen kedvezményeket kínálnak. Általánosságban azonban elmondható, hogy minél több üzemanyagot vásárol az adott cég, annál nagyobb kedvezményre számíthat.
Az üzemanyagkártya használata lehetőséget nyújt a rugalmas üzemanyagkezelésre.A cégtulajdonosok könnyen és egyszerűen beállíthatnak limitet és vásárlási jogosultságokat, hogy kontrollálhassák az üzemanyagfogyasztást. Különösen előnyös ez abban az esetben, ha a cég nem engedélyezi a jármű magánhasználatát.A limit beállításának, illetve a folyamatos kontrollnak köszönhetően pedig a vitás helyzetek és félreértések száma is minimalizálható.Az üzemanyagkártya a munkavállaló számára is rugalmasságot biztosít:
A járművezetőknek nem kell készpénzt vagy hitelkártyát maguknál hordaniuk.Ennek nem csak a rugalmasság szempontjából van jelentősége, hanem azért is, mert jelentős mértében egyszerűsödik a fizetési folyamat. Továbbá csökkenthet a lopásból vagy elvesztésből eredő károk lehetőség és mértéke. A céges üzemanyagkártyák esetében van lehetőség arra, hogy különböző adatok megadásával minimálisra csökkenjen a visszaélések száma. Vannak olyan típusok, ahol:
Az elszámolásnál pontosan be lehet azonosítani a járművet és a felhasználó személyét. Elkerülhető az illetéktelen használat.A kártyák nyújtotta pontos elszámolás segít a cégvezetőnek figyelemmel kísérni az egyes járművek által felhasznált üzemanyagmennyiséget. Az egyes hónapok könnyedén összehasonlíthatók. Biztonsággal kiszűrhető az indokolatlan üzemanyagvásárlás. A cégvezető az elemzésekből látja, ha egy-egy járművére a megszokottól eltérő elszámolás érkezik a hónap végén.
A céges üzemanyagkártya használata a gépjárművet használó munkavállalók számára is jelentős előnyökkel járhat.Nem kell készpénzt tartaniuk maguknál, így számukra is kényelmesebb a cég felé való elszámolás. Ez jelentős stressztől kímélheti meg az alkalmazottakat, így figyelmüket teljes mértékben a munkavégzésre fordíthatják. Ők dönthetik el, hogy hol és mikor tankolnak, ahelyett, hogy azon kellene aggódniuk, hogy a járművükkel visszaérnek-e a telephelyre. A legtöbb esetben az üzemanyagkártyák szolgáltatói kiváló ügyfélszolgáltatást nyújtanak, ami szintén a kényelmet szolgálja. A vállalatok könnyen kapcsolatba léphetnek a kártyaszolgáltatóval, ha kérdés vagy probléma merülne fel.
Elfogadottság és elfogadóhelyek: győződjünk meg arról, hogy az üzemanyagkártya által kínált szolgáltató elfogadott és széles körben elérhető-e azokon a helyeken, ahol a flottánk működik. Ellenőrizzük a külföldön elérhető partnereket akkor, ha munkatársaink rendszeresen járnak más országokba.Igénybe vehető üzemanyagtípusok: ellenőrizzük, hogy a kártyával milyen üzemanyagtípusokat és havonta hány liter üzemanyagot tudunk vásárolni a kártyával. Egyes kibocsátók ugyanis ennek függvényében határozzák meg a kártyák típusait.Szervizhálózat elérhetősége: győződjünk meg arról, hogy az adott üzemanyagkártyával milyen szervizszolgáltatásokat és egyéb szolgáltatásokat vehetünk igénybe. Érdemes rákérdezni arra is, hogy az adott cég kínál-e például balesetbiztosítást, illetve call centert.Költségstruktúra: vizsgáljuk meg az üzemanyagkártya által kínált árazási struktúrát, beleértve az esetleges havi díjakat, tranzakciós díjakat és a kedvezményeket. Ne felejtsünk el kitérni arra sem, hogy van-e lehetőségünk útdíjak, alagút- és kompdíjak kifizetésére a kártyával. Kedvezmények és előnyök: kérdezzük meg, hogy milyen kedvezményeket vagy jutalmakat kínál az üzemanyagkártya szolgáltató. Térjünk ki részletesen az árengedményekre vagy hűségprogramokra. Illetve tájékozódjunk arról is, hogy milyen formában van lehetőség az áfa- és jövedéki adó-visszatérítésre. Hozzáférhetőség és támogatás: ellenőrizzük, hogy probléma esetén van-e könnyen elérhető-e az ügyfélszolgálat, illetve milyen esetekben és hogyan nyújtanak támogatást. Költségkontroll: tájékozódjunk arról, hogy milyen mértékben lehet korlátozni, illetve ellenőrizni az kártya használatát. Beállítható-e például napi vagy havi limit abban az esetben, ha nem engedélyezzük a jármű magáncélú felhasználását.Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy az adott kártyaszolgáltatást milyen módon tudjuk elszámolni:
Online felület és jelentések: kérdezzünk rá, hogy lehet-e az üzemanyagkártyát online platformon keresztül kezelni, illetve szükség esetén letiltani. Tájékozódjunk arról is, hogy pontosan milyen tartalmú jelentéseket és elemzéseket küld az elszámoláskor a kibocsátó cég. Ha a szerződéskötéskor pontosan tisztázzuk a feltételeket, és jelezzük az igényeinket, akkor később sok kellemetlenségtől óvhatjuk meg magunkat.A kimutatások fogják ugyanis az alapját adni a hatékony működésnek, illetve a céges járművekkel kapcsolatos költségek tervezésének.Rugalmassági szempontok: a kiválasztás során tájékozódjunk arról, hogy az adott kártya csak egy adott vagy több különböző töltőállomás-hálózat kútjain is használható. Figyeljünk rá, hogy a megszokott útvonalakon legyen elegendő mennyiségű benzinkút a mobilitás biztosítása érdekében.Hűség és referencia: kérjünk referenciákat az üzemanyagkártya szolgáltatóról, és érdeklődjünk az ügyfelek elégedettségéről, illetve a hűségidőhöz kapcsolódó esetleges kedvezményekről.
